ERP - Dificuldades com as Resistências Individuais - Parte II

De todos os elementos da ecologia da informação, comportamento e cultura são provavelmente os menos explorados, comportamento informacional se refere ao modo como os indivíduos lidam com a informação, inclui a busca, o uso, a alteração, a troca e até mesmo o ato de ignorar os informes. Conseqüentemente, quando administramos o comportamento à informação, tentamos aperfeiçoar a eficácia global de um ambiente informacional por meio de uma ação combinada.
Enquanto o comportamento envolver atos individuais, a noção de cultura abrange grupos ou organizações – em particular os valores e as crenças de um grupo. Por cultura em relação à informação entendo o padrão de comportamentos e atitudes que expressam a orientação informacional de uma empresa. Culturas, nesse sentido, podem ser fechadas ou abertas, orientadas por fatos ou baseadas na intuição ou em rumores, de enfoque interno ou externo, controladas ou autorizadas. A cultura informacional de uma empresa pode também incluir preferências organizacionais por certos tipos de canais ou meios. Como exemplo, podemos citar a comunicação pessoal em contraposição ao telefone ou à teleconferência.
Algumas empresas têm crenças definidas sobre como a informação deve ser apresentada, como a predileção histórica da IBM por projeções sobre telas. Outras atitudes culturais incluem a antipatia por tecnologias específicas, como a repugnância da First Union pelo correio de voz (mais precisamente, a aversão do diretor-presidente imposta a toda a organização). Como acontece com todo tipo de cultura, o gerente freqüentemente luta com sua cultura informacional de modo subjetivo, impressionista, aprendendo como descreve-la em vez de tentar analisa-la formalmente.
Em quase todas as empresas os executivos concordariam em que parte do valor dessas mesmas empresas está no conhecimento que possuem. No entanto, para utilizar como vantagens o conhecimento, uma organização deve instituir mudanças em seu comportamento informacional.


"Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação" (Thomas H. Davenport).

ERP - Dificuldades com as Resistências Individuais - Parte I

Quando um indivíduo ou uma função controla a maior parte das informações de uma empresa, o resultado político é a monarquia. O monarca – que pode ser ou não um gerente de alto nível – especifica que tipos de dados são importantes, estabelece significados para elementos chave, e até mesmo procura controlar o modo como a informação é interpretada. Esse modelo político pode beneficiar empresas relativamente pequenas que operam em um só setor. A maioria dos monarcas ao menos conhece o valor da informação, e os reis e rainhas que regem uma unidade específica, ou um tipo de informação, pode operar dentro de um contexto organizacional mais amplo de federalismo ou feudalismo.
Mudar a maneira como as pessoas usam a informação – e, como objetivo maior, construir uma cultura informacional – é o ponto crucial da ecologia da informação, em diversos setores, gerentes de todos os níveis descobriram pesarosos que, a dimensão comportamental e cultural da mudança com freqüência é a mais difícil de obter. Empresas que procuram aperfeiçoar a qualidade, redefinir processos ou aumentar a satisfação do cliente percebem que as coisas aparentemente mais fáceis são, na verdade, as mais difíceis, e o planejamento de novos processos de trabalho, novas estruturas organizacionais, novas estratégias, parece brincadeira de criança quando comparado às alterações diárias de comportamentos e de atitudes. As empresas continuam a planejar sistemas complexos e caros de informação que não podem funcionar a não ser que as pessoas modifiquem o que fazem. Ainda assim, essas empresas raramente identificam em que o comportamento e a cultura devem mudar, para que suas iniciativas informacionais obtenham êxito. Até mesmo os termos comportamento informacional e cultura informacional são pouco reconhecidos pelos gerentes.

Envolvimento dos Funcionários no Processo de Implantação do Sistema ERP

É preciso envolver toda a organização, para que não se crie um clima de concorrência ou ciúmes entre os funcionários da empresa pelo fato de alguns estarem participando do projeto e outros não, outro ponto de extrema importância é a conscientização de que, caso elas não estejam participando diretamente do projeto, a sua ajuda para manter a empresa funcionando durante o processo de implantação é tão importante quanto à ajuda de quem está participando diretamente do projeto. Além de ter os seus funcionários envolvidos no processo de implantação do sistema ERP, deve-se também trabalhar os medos e receios destas pessoas, pois grande parte dos medos e receios vem da ignorância. Na falta de informações claras sobre as mudanças que estão sendo planejadas, as pessoas criam expectativas e, em geral, geram as correntes pessimistas.

A influência do Comportamento Humano na Implantação de um ERP

O comportamento humano sofre a influência de uma força tão poderosa quanto imperceptível. Estou falando dos paradigmas. Queiramos ou não, nossas vidas encontram-se impregnadas de normas de conduta, regras que prevêem aceitação, conformação e proibições ou tabus. No campo empresarial, por exemplo, as amarras paradigmáticas estão sendo contestadas como uma forma de evitar o caos e a falência organizacionais. Para adequar as empresas à realidade mutante e instável que as cerca, executivos, pelos quatro cantos do planeta, alardeiam a importância da revisão e substituição de paradigmas vigentes nos negócios.
Deve-se estar claro também que com a adoção de um sistema de gestão empresarial a organização deve estar consciente da necessidade de mudança e dos esforços e dificuldades para tais mudanças. A questão não é simplesmente implantar um simples pacote aplicativo, mas afeta significativamente todos ou quase todos os processos de negócio. A empresa pode ou não se ajustar aos processos embutidos no software, ou fazer o contrário, ajustar o software aos processos da empresa. A mudança de cultura que acompanha a implantação acaba tendo efeito sobre todo o funcionamento da empresa.
Os sistemas ERP’s forçam seus usuários a readequar suas práticas e rituais para que se adaptem aos processos descritos nos módulos. Selecionar o sistema ERP menos adequado pode resultar em incompatibilidade de arquitetura ou mesmo aplicações que não se enquadram com a estratégia organizacional. Entretanto, existem processos específicos que devem ser mantidos, desde que comprovada sua necessidade. Para esses casos, torna-se necessária a customização de algumas funções, sugerindo aplicações específicas, mesmo que ainda rodando sobre a base de dados única.
Sistemas totalmente integrados possuem diversos aparatos. As pessoas tendem a usar todos os recursos que os softwares oferecem sem se importar se tais recursos são realmente úteis em direcionar a empresa à lucratividade, qualidade e eficiência.
Por exemplo, um recurso comum do módulo de compras de um sistema ERP é o dimensionamento da reposição de compra. Apesar de o sistema ser capaz de recalcular quantidade a ser comprada diariamente, isso poderia causar grande alteração no ciclo de vendas e causar em efeito negativo na empresa, pelo redimensionamento do estoque.
Sem dúvida há questões de diversas naturezas que precisam ser pensadas para que tudo dê certo, como por exemplo, infra-estrutura tecnológica, metodologia de desenvolvimento dos trabalhos, ferramentas de suporte ao projeto, estratégia de implantação, entre outros. Porém um ponto que pode fazer grande diferença neste processo são as pessoas que compõem a equipe do projeto, é necessário questionar quem deve participar do projeto, se fosse possível, todos deveriam participar diretamente, afinal, o sistema em questão é um sistema integrado, portanto, de alguma forma, todos serão afetados por esta nova solução. Porém não é possível que a organização pare suas atividade para poder implementar um novo pacote de gestão empresarial.

Comprometimento com o Projeto de Implantação de um ERP

Encontramos alguns pontos críticos para o sucesso da implantação de um ERP, um de fundamental importância é a necessidade do total comprometimento da alta administração da empresa, mas em contrapartida, também é necessário o envolvimento de todos os funcionários neste novo processo. Todos devem estar motivados e acreditar na solução, assim como a alta administração acredita. É importante que o sistema ERP seja implementado de maneira racional e econômica desde o início.
A diretoria precisa transmitir a estratégia da empresa e as principais vantagens competitivas futuras para essa implementação. Poucas empresas desenvolvem um caso de teste robusto, capaz de resistir a uma análise mais criteriosa. Outro erro muito comum é considerar a implantação de um sistema ERP como um projeto que termina na data em que o sistema entra no ar.
Com a infra-estrutura implantada, deveria começar a fase de ajustes e de melhorias nos processos. É nessa fase que as melhorias e as vantagens competitivas que podem ser alcançadas irão realmente distinguir uma implantação de sucesso de uma que somente automatiza processos transacionais. A integração proporcionada pela nova tecnologia permite buscar mudanças significativas nos processos internos e externos das empresas, eliminando atividades e organizações redundantes. Só que essas mudanças exigem dedicação e esforço muitas vezes maior que o esforço inicial para a implantação da infra-estrutura básica, pois vai mexer com tradições e estruturas de poder arraigadas por muitos anos na empresa.
É de responsabilidade da alta administração estabelecer metas agressivas e disponibilizar recursos e dedicação para que as verdadeiras transformações aconteçam, caso contrário, a empresa vai engordar a lista dos insatisfeitos. A implementação de um sistema ERP demanda um tempo elevado, atividades árduas e dispendiosas. Por exemplo, antes que uma empresa possa iniciar a implementação física do sistema ERP ela deve primeiramente negociar os aspectos organizacionais, políticas internas e necessidades localizadas, para então alcançar um consenso.

ERP - Impactos na Maneira de Administrar a Empresa

A adoção de um sistema ERP, obriga a corporação a repensar a sua estrutura e os seus processos, eliminando as várias aplicações redundantes ou incompatíveis.
Eles afirmam que é comum que os sistemas de gestão empresarial sejam implementados sem maior análise de seus impactos. Uma decisão baseada na emotividade, superestimando-se a solução tecnológica.
Algumas organizações tomam decisões baseadas em modismos, por exemplo: "Vamos implantar um sistema ERP, pois todos os nossos concorrentes estão implantando". Motivos como esse devem ser observados na mudança de uma base instalada para outra, se as organizações que possuem este modelo mental não descobrirem um motivo real para implantar um sistema de gestão empresarial, as chances de se ter uma implantação bem sucedida serão mínimas. Portanto, a definição da estratégia de implementação também é um dos fatores críticos de sucesso para o projeto. Alguns questionamentos precisam ser realizados para que os impactos sejam mapeados, tais como: Qual será o nível de ajuste nos processos? A empresa vai adotar os processos do sistema em sua totalidade? Quais deverão ser alterados para aceitar características únicas da organização? Qual será o esforço necessário?, dentre os fatores críticos de sucesso, vale salientar a importância do treinamento das equipes de implantação e depois, do usuário final. Isso deve ser considerado não somente pelo fato de estar sendo adquirido um novo produto com novas regras e interfaces, mas porque a forma de se trabalhar está sendo mudada. Obviamente, não há nenhuma solução pronta que funcione em todos os casos, que resolva todas as necessidades da empresa. Na prática, as empresas continuam rodando uma ou duas aplicações proprietárias. E à integração destes aplicativos com o sistema ERP não é fácil nem de baixo custo.

O Custo de Troca dos Sistemas - Parte II

Existem várias considerações que devem ser feitas para se avaliar o custo verdadeiro de um sistema ERP. O retorno de um investimento tão alto pode não ser imediatamente aparente, mas os custos associados com atualização dos antigos sistemas não integrados também são altos devido à necessidade de mantê-los atualizados com a nova tecnologia da informação.
Os custos são altos, pois se deve considerar não apenas a reestruturação dos processos e definição das regras de negócio, mas também a longa curva de aprendizagem, treinamento, aquisição de novo hardware, atualização de banco de dados, consultorias, administração de rede e do novo sistema, incluindo a migração dos dados dos sistemas legados para o novo sistema, a integração e testes. É necessário definir fronteiras, ou seja, o que será incluído no projeto e o que não o será. Embora o sistema ERP prometa abranger todas as funções da organização, essa definição deve ser clara, precisa, e ser feita com a participação de todas as áreas envolvidas. Definir um escopo muito pequeno limita o poder da ferramenta em gerenciar integralmente os processos. Definir um escopo muito grande aumenta o tempo necessário e os custos da implantação.